Sähköinen taloushallinto: mitä se on ja kannattaako siihen siirtyä?
Sähköisestä taloushallinnosta puhutaan paljon ja usein epämääräisesti. Tällä sivulla käydään läpi mitä se käytännössä tarkoittaa, kenelle siitä on oikeasti hyötyä, mitä siirtyminen maksaa ja milloin sitä ei kannata tehdä.
Mitä sähköinen taloushallinto tarkoittaa
Sähköinen taloushallinto tarkoittaa sitä, että yrityksen talouden aineisto liikkuu ja säilyy sähköisessä muodossa koko matkan: ostolaskut saapuvat verkkolaskuina tai skannauspalvelun kautta, myyntilaskut lähtevät järjestelmästä, kuitit kuvataan puhelimella, tiliotteet tulevat pankista automaattisesti ja kirjanpito muodostuu näiden pohjalta samaan järjestelmään. Kirjanpitäjä ja yrittäjä katsovat samaa näkymää samaan aikaan.
Se ei tarkoita sitä, että kirjanpito tehtäisiin itse, eikä sitä että kirjanpitäjää ei enää tarvita. Kirjanpito on edelleen ammattilaisen työtä ja vastuu tilinpäätöksestä on edelleen yrityksen johdolla. Sähköisyys muuttaa sitä miten aineisto kulkee, ei sitä kuka vastaa lopputuloksesta. Se ei myöskään tarkoita pelkkää laskutusohjelmaa: jos kuitit kulkevat edelleen kirjekuoressa, taloushallinto ei ole sähköistä vaikka laskut lähtisivätkin sähköisesti.
Mitä hyötyä siitä on ja kenelle
Suurin hyöty on ajantasaisuus. Perinteisessä mallissa kirjanpito valmistuu usein kuukauden tai kahden viiveellä, jolloin yrittäjä tekee päätöksiä vanhentuneella tiedolla. Sähköisessä mallissa luvut ovat ajan tasalla jatkuvasti, mikä näkyy selvimmin silloin kun pitää arvioida riittääkö kassa tai kannattaako investointi tehdä. Toinen hyöty on työn väheneminen yrittäjän päässä: kuittien kerääminen ja toimittaminen loppuu. Kolmas on se, että aineisto on tallessa ja haettavissa, mikä helpottaa sekä verotarkastusta että rahoitusneuvotteluja.
Hyöty on sitä suurempi mitä enemmän tositteita syntyy. Yritykselle, jolla on kymmeniä tai satoja laskuja kuukaudessa, siirtyminen maksaa itsensä takaisin nopeasti. Muutaman laskun toiminimelle hyöty on pienempi ja kyse on lähinnä mukavuudesta.
Mitä siirtyminen maksaa ja kauanko se kestää
Järjestelmän kuukausimaksu on tyypillisesti kymmeniä euroja kuukaudessa yrityksen koosta ja käyttäjämäärästä riippuen, ja se tulee kirjanpidon hinnan päälle. Vastaavasti kirjanpidon kuukausihinta laskee usein, koska sähköinen aineisto on nopeampi käsitellä kuin paperi. Nettovaikutus on monella yrityksellä lähellä nollaa tai hieman positiivinen, ja hyöty tulee ajan säästönä. Tarkat luvut kannattaa laskea omalla tositemäärällä, ja se onnistuu kirjanpidon hinta -sivun tiedoilla.
Käyttöönotto kestää tavallisesti yhdestä kahteen viikkoa. Siinä ajassa avataan järjestelmä, siirretään avaavat saldot, sovitaan verkkolaskuosoitteet, liitetään pankkiyhteys ja käydään läpi miten kuitit ja ostolaskut jatkossa kulkevat. Yrittäjän oma työmäärä on käytännössä muutama tunti.
Näin siirto tehdään vaihe vaiheelta
Ensin kartoitetaan nykytila: mistä tositteet tulevat, montako niitä on ja mitä ohjelmia on jo käytössä. Sen jälkeen valitaan järjestelmä, mikä käytännössä ratkeaa sen mukaan tarvitaanko palkanlaskentaa, projektiseurantaa tai varastoa. Kolmanneksi siirretään avaavat saldot ja avoimet laskut, mikä on helpointa tilikauden vaihteessa mutta täysin mahdollista myös kesken tilikauden. Neljänneksi ohjataan ostolaskut uuteen osoitteeseen ja ilmoitetaan uusi verkkolaskuosoite toimittajille. Viidenneksi ajetaan ensimmäinen kuukausi rinnakkain vanhan kanssa, jotta virheet huomataan ennen kuin vanhasta luovutaan.
Hoidamme kaikki viisi vaihetta puolestasi, ja aineiston siirto edellisestä tilitoimistosta kuuluu siihen. Katso millä järjestelmillä työskentelemme.
Milloin siirtoa ei kannata tehdä
Siirtoa ei kannata tehdä keskellä tilinpäätöskautta, koska silloin sekä vanha että uusi järjestelmä vaativat huomiota samaan aikaan. Sitä ei kannata tehdä myöskään silloin, jos kuluvan tilikauden kirjanpito on pahasti kesken: ensin saatetaan kirjanpito ajan tasalle, vasta sitten vaihdetaan järjestelmää. Kolmas tilanne on yrityskauppa tai muu rakenteellinen muutos, joka on tulossa lähikuukausina. Silloin kannattaa odottaa, koska uusi rakenne voi vaatia eri ratkaisun.
Sanomme suoraan, jos siirto ei mielestämme kannata juuri nyt. Se on halvempaa kuin tehdä se väärään aikaan.
Palvelemme yrityksiä koko Suomessa. Katso myös tilitoimistopalvelut, kirjanpidon hinta ja käyttämämme järjestelmät.
Usein kysytyt kysymykset
Mitä sähköinen taloushallinto tarkoittaa käytännössä?
Sitä, että ostolaskut, myyntilaskut, kuitit ja tiliotteet liikkuvat sähköisesti samaan järjestelmään, jossa kirjanpito muodostuu niiden pohjalta. Yrittäjä ja kirjanpitäjä näkevät saman ajantasaisen tilanteen.
Kannattaako sähköiseen taloushallintoon siirtyä?
Kannattaa, jos tositteita syntyy kymmeniä kuukaudessa tai enemmän, koska silloin ajansäästö on merkittävä. Muutaman laskun toiminimelle hyöty jää pieneksi.
Mitä sähköinen taloushallinto maksaa?
Järjestelmän kuukausimaksu on tyypillisesti kymmeniä euroja kuukaudessa, mutta kirjanpidon hinta laskee usein samalla, koska sähköinen aineisto on nopeampi käsitellä. Nettovaikutus jää monella lähelle nollaa.
Voiko siirtymisen tehdä kesken tilikauden?
Voi. Avaavat saldot ja avoimet laskut siirretään, ja ensimmäinen kuukausi ajetaan rinnakkain vanhan kanssa. Tilikauden vaihde on silti helpoin ajankohta.
Tarvitaanko kirjanpitäjää enää?
Tarvitaan. Sähköisyys muuttaa sen miten aineisto kulkee, ei sitä kuka vastaa kirjanpidon oikeellisuudesta ja tilinpäätöksestä.
Mietitkö kannattaako teidän siirtyä sähköiseen taloushallintoon?
Kerro yrityksesi tilanne, niin saat arvion hinnasta ja aikataulusta. Ensimmäinen keskustelu on maksuton.